Monessa järjestössä on pohdittu kuumeisesti, kuinka nyt tulisi menetellä yhdistyksen vuosikokouksen kanssa. Epidemiatilanne vaatii fyysistä etäisyyttä, mutta sääntöjen määrittelemä takaraja vuosikokoukselle painaa päälle.
Yhdistyslain mukaan ylintä päätäntävaltaa yhdistyksessä käyttävät jäsenet ja valtaa käytetään yhdistyksen vuosikokouksissa ja ylimääräisissä kokouksissa, jotka kutsutaan kokoon yhdistyksen sääntöjen määräämällä tavalla ollakseen laillisia ja päätösvaltaisia. Vuosikokouksessa voi olla läsnä vaikka vain yksi päätösvaltainen jäsen, jos säännöissä ei muuta määrätä.
Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset täytyy pitää jossakin fyysisessä paikassa, siitäkin huolimatta, että niihin voi sääntöjen mukaan osallistua sähköisesti. Kokonaan sähköisesti ei yhdistyksen kokouksia voida pitää, poislukien hallituksen kokoukset, joita voidaan pitää lähes miten tahansa, mikä hallituksen jäsenille sopii.
Yhdistyslaki ei sano mitään sääntöjen vastaisesti myöhässä pidetyistä vuosikokouksista, eikä määrää sanktioita myöhästymisistä. Myöhässäkin pidetty yhdistyksen kokous on laillinen ja päätösvaltainen, jos se on sääntöjen mukaan koolle kutsuttu. Jäsenet voivat toki nostaa myöhästymisestä moitekanteen, mutta sen tie ei käytännössä johda mihinkään.
Voimassa olevat poikkeuslait menevät yli yhdistystyslain sopivilta kohdin ja niihin viitaten hallitus voi päättää vuosikokouksen siirtämisestä, vaikka rutinaa jäsenistöstä kuuluisikin.
Saattaa olla hyödyllistä tietää, että yhdistys voi tehdä ns. yksimielisiä päätöksiä ilman kokoustakin, mutta päätökset vaativat jokaisen päätösvaltaisen jäsenen hyväksynnän ja allekirjoituksen sen todisteeksi.
Nyt on oiva hetki tarkistaa yhdistyksen sääntöjä ja sitä, palvelevatko ne parhaalla mahdollisella tavalla yhdistyksen tarkoituksen toteutumista.
Ota avuksi muutostilanteisiin Aaton asiantuntijat, tavoitat meidät sähköpostilla creative(at)aattocreative.fi