Korona-aika on tehnyt Microsoft Teamsista varsin suositun välineen. Etenkin sen pikaviesti- ja etäneuvottelutoiminnot ovat olleet monessa yrityksessä ja järjestössä kovassa käytössä viime aikoina. Ja mikseivät olisi, tarjoaahan Teams varsin tehokkaat ja turvalliset palikat etäneuvotteluihin ja tietojen vaihtoon sekä käsittelyyn niissä.
Teams tarjoaa alustaa myös "perinteiselle" tietojenkäsittelylle ja dokumenttien hallintaan sekä pienille projekteille. Teamsiin voidaan kytkeä ulkopuolisia dokumenttikirjastoja, internet-kohteita, apuohjelmia ja niin edelleen. Jos organisaation käytössä on Sharepoint, joka usein koetaan kolkoksi käyttää ja vanhanaikaiseksi rakenteeltaan, on vaarana, että intranet siirtyy ikään kuin itsestään Teamsiin. Hallitsemattomasti syntynyt Teams-intra ennemminkin piilottaa tietoa, kuin tarjoaa sitä tarvitseville.
Teams - aika jäykkä intranetiksi
Mutta onko Teamsista organisaation intranetiksi? Voisiko se korvata ohessaan olevan Sharepointin? Ei, jos minulta kysytään. Ehkä, jos kyseessä on hyvin pieni organisaatio. Teamsin jäykkä rakenne ei oikein anna edellytyksiä kunnolliselle intranetille. Tiimi/kanava-rakennetta ei voi mitenkään järkevästi Teamsin omin työkaluin konfiguroida projektin tai toiminnon erityistarpeisiin. On kuitenkin olemassa näppäriä apuvälineitä, kuten Sharepointia hyödyntävä Wisdom Power Panel, jotka voidaan kytkeä Teamsiin intranetiksi. Sharepointin ryhmäsivustot (group sites), viestintäsivustot (communication sites) sekä "perinteiset” sivustot (sites) voidaan kuitenkin koota muitta mutkitta rakenteeltaan sopiviksi projektin tai toiminnon eritystarpeisiin. Teamsin sisäinen navigaatio toimii ns. henkilöperustaisesti. Tieto löytyy jostakin "tiimistä”, eli jonkun porukan piiloista. Sharepointissa navigaatio toimii sisältöperustaisesti. Tietyn sisältöinen tieto jossakin kyseisen tiedon säilyttämiseen tarkoitetussa kohteessa ja kohteita, samoin kuin käyttöoikeuksia, on useita. Teams ei ole julkaisualusta (publishing platform), Sharepoint sen sijaan on. Sharepointin ryhmäsivut (group sites) tarjoavat monipuolisen ja helposti konfiguroitavan alustan pitkäaikaisten projektien ja hankkeiden käyttöön. Sharepointissa voidaan dokumenttien julkaisemista, poistoa ja lisäämistä valvoa mm. erilaisten hyväksymistyökulkujen (approval workflows) avulla ja tiedon etsintää helpottaa metadatan ja etsintäsanojen (taxonomy) avulla. Sharepointin listat (lists) ovat tiedonkeräämisessä ja esittämisessä jopa kätevämpiä kuin Excel-listat. Viestintäsivustojen (communication sites) avulla voidaan luoda monipuolinen, näyttävä ja organisaation brändikuvan mukainen tiedon levittämiseen tarkoitettu kokonaisuus, jollaisen luominen Teamsiin ei kovin järkevästi onnistu. Teamsista kuitenkin saa erinomaisia ikkunoita organisaation käyttämään intranet-tietoon. Välilehtien kautta voidaan Teamsiin kytkeä Sharepointin sivustoja, tiedostokirjastoja, listoja jne., joiden kautta Sharepoint-intranetissa olevaan tietoon pääsee näppärästi. Teamsin tiimistön ja kanaviston pitää kuitenkin olla rakenteellisesti synkroonissa Sharepointin kanssa, tai on rakennettu kaksi intraa.
Ilmaisen Teamsinkin alla on Sharepoint
Jonkin aikaa sitten Microsoft julkaisi Teamsista myös ilmaisen version nimeltään Teams Free. Sen käyttöönotto onnistuu millä tahansa sähköpostiosoitteella ja käyttäjänä voi olla 300 "organisaation" jäsentä, joilla kaikilla on 2Gt henkilökohtaista säilytystilaa OneDrivessa. Koko organisaation käytössä on 10GT, joka riittää mukavasti tavallisten dokumenttien säilyttämiseen. Myös Teams Freen alla on Sharepoint, joka nostaa ilmaisen Teamsin ominaisuudet toiseen potenssiin. Teams Freen Sharepoint on yllättävää kyllä, pitkälle samoin ominaisuuksin varustettu, kuin kaupallinen Sharepoint, joten siellä saa rakennettua varsin näppärän ja toimivan intran pienelle yritykselle tai järjestölle. Loppuun on aivan pakko laittaa kevään Ignite-tapahtuman demo Intranetin rakentamisesta Sharepointin viestintäsivustolle