Heinäkuussa 2022 voimaan tulleet keskeiset muutokset
Koronavuosina 20–22 helpotettiin poikkeuslailla yhdistyksen kokousten, kuten sääntömääräisten ja ylimääräisten kokousten järjestämistä siten, että etäkokouksia voitiin järjestää ilman asiaa koskevia sääntömuutoksia. Kokouksilla kuitenkin piti olla joku fyysinen kokouspaikka.
Etäosallistuminen yhdistyksen kokouksiin (YhdL 17§)
Heinäkuusta 2022 lähtien etäosallistuminen yhdistyksen kokouksiin on voitu hallituksen tai yhdistyksen kokouksen päätökselle sallia ja järjestää, jos säännöissä ei erikseen ole sitä kielletty tai etäkokouksien järjestämistä on säännöissä rajoitettu jollakin tapaa. Kokouskutsussa on mainittava etäosallistumisen edellytyksistä, kuten teknisestä toteutuksesta ja äänestys- ja puhevallan mahdollisista rajoituksista.
Säännöissä siis ei erikseen tarvitse määrätä etäosallistumisesta. Hallitus/yhdistyksen kokous voi päättää siitä.
Etäkokous ilman kokouspaikkaa (YhdL 17§)
Kokonaan uusi momentti yhdistyslain 17§:ssä on yhdistyksen kokouksen järjestäminen ilman fyysistä kokouspaikka. Säännöissä voidaan myös määrätä, että yhdistyksen kokoukset pidetään vain etäkokouksina. Kummassakin tapauksessa hallituksen pitää järjestää kokoukset siten, että kaikkia jäsenoikeuksia (läsnäolo-, puhe- ja äänioikeus) voidaan käyttää. Täyden etäkokouksen järjestämisen mahdollisuudesta tai ainoasta mahdollisuudesta kokoukseen järjestämiseksi ja siihen osallistumiseksi on oltava säännöissä määräys.
Yksimielinen päätös (YhdL 17§)
Yhdistyksen kokous voi yksimielisesti päättää, että jokin yhdistyksen kokouksen päätettäväksi kuuluvasta asiasta voidaan päättää ilman kokousta. Varsinaisen päätöksen ei kuitenkaan tarvitse olla yksimielinen. Jokaiselta jäseneltä pitää saada päätöskanta kirjallisesti.
Sitova ennakkoilmoittautuminen yhdistyksen kokouksiin (YhdL 25 §)
Laki sallii nyt myös sitovan ennakkoilmoittautumisen yhdistyksen kokoukseen. Siitä on mainittava kokouskutsussa. Kokousaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Jos jäsen on ennakkoilmoittautunut, on hänellä oikeus osallistua kokoukseen tietoliikenneyhteydellä, jos on ilmoittanut osallistuvansa siten ja kutsussa on mainittu tavan sitovuudesta. Sitova ennakkoilmoittaminen vaatii sääntömuutoksen, jos asiasta ei jo ole määräystä säännöissä.
Suhteellinen vaali (YhdL 29§)
Suhteelliset vaalit voidaan toteuttaa myös avoimena äänestyksenä. Avoimesta äänestyksestä pitää olla määräys säännöissä.
Äänestys- ja vaalijärjestys (YhdL 30§)
Yhdistyksen kokoukset, joihin voidaan osallistua etäyhteydellä ja kokonaan etäyhteyden avulla järjestettävät kokoukset, eivät vaadi ns. äänestys- ja vaalijärjestystä. Yhdistyksen hallituksen kuitenkin täytyy antaa riittävät ohjeet yhdistyksen kokouksen äänestyksistä ja vaaleista. Äänestys- ja vaalijärjestys vaaditaan enää liitto- ja jäsenäänestyksissä, joihin voidaan osallistua tietoliikenneyhteyden kautta päättämään jostakin asiasta.
Suositus! Aatto suosittelee jonkinlaisen äänestys- ja vaalijärjestyksen laatimista, vaikka sitä ei laki enää vaadi. Se helpottaa seuraavien hallitusten työtä ja nopeuttaa rutiinillaan vaalien sekä äänestysten järjestämistä myös perinteisissä etäyhteydettömissä kokouksissa. Äänestys-ja vaalijärjestykselle ei ole muotomääräystä. Se voi olla kuinka lavea tai yksityiskohtainen tahansa. Pääasia, että se tekee äänestyksistä ja vaaleista helposti hallittavaa rutiinia, jota ei tarvitse joka kerta erikseen harjoitella. Etäkokousten vaaleissa ja äänestyksissä hyvä järjestys korostuu erityisesti.
Helmikuussa 2023 voimaan tulleet keskeiset muutokset
Helmikuussa voimaan tulleista muutoksista huomattavin on pienten yhdistysten (liikevaihto alle 30.000 euroa /vuosi) kirjanpidon helpottaminen. Heinäkuun 2023 jälkeen alkava tilikausi voidaan raportoida ns. tuloslaskelmana, jossa näkyvät yhdistyksen varat sekä velat ja menot sekä tulot
Uusien jäsenten hyväksyminen eroaminen jäsenyydestä (YhdL 12 §)
Hallitus voi valtuuttaa jonkun tai jotkut päättämään yhdistyksen jäseneksi hyväksymisestä. Samoin hallitus voi valtuuttaa jonkun tai jotkut ottamaan vastaan eroilmoituksia, jos säännöissä ei muuten määrätä. Säännöissä voidaan myös määrätä, että hallitus päättää hyväksymismenettelystä ja hyväksymisehdoista. Riippumatta hyväksymismenettelystä, jäsen pitää merkitä jäsenluetteloon ja yhdistyksen hallituksella pitää olla tieto siitä, milloin jäsenyys on alkanut. Sama koskee eroilmoituksia.
Suositus! Aatto suosittelee, että uudeksi jäseneksi hyväksymisen delegointi jatkossakin on tiukasti yhdistyksen hallituksen ja / tai vuosikokouksen valvonnassa siten, että yhdistyksen toiminta ja hallinto ei vaarannu. Jäsenten hyväksymistä ei monessakaan tapauksessa voi jättää pelkäksi rutiinitoimeksi, vaan jäsenyyden edellytykset ja liittymismotiivi kannattaa aina selvittää. Samoin, delegoitaessa hyväksymismenettelty, on oltava tarkka ohje siitä, milloin jäsenyys alkaa ja alkamisaika on oltava jossakin tiedossa ja verifioitavissa.
Hallituksen jäsenten valinta jäsen- ja liittoäänestyksissä (YhdL 17 ja 19 §)
Hallituksen puheenjohtaja sekä hallituksen jäsenet voidaan valita myös erillisissä jäsen- ja liittoäänestyksissä. Asiasta pitää olla määräys säännöissä.
Hallituksen päätös ilman kokousta (YhdL 35 §)
Hallitus voi tehdä päätöksiä päättämänsä menettelyn avulla ilman kokousta, jollei säännöissä määrätä toisin. Kokoukseton päätös on kirjattava ja varmennettava samalla tavalla kuin kokouksessakin tehty päätös. Aiemminkin hallitus on voinut kokoontua ja tehdä päätöksiä haluamallaan tavalla, jos se on kaikille hallituksen jäsenille sopinut tai siitä on ollut säännöissä määräys. Nyt päätöksenteko on kirjattu lakiin.
Suositus! Yhdistyslaki ei mainitse mitään hallitusten kokousten pöytäkirjoista, mutta vakiintunut käytäntö ja muista laeista, kuten kirjanpitolaista on johdettavissa pöytäkirjojen pitämisen velvoite. Myös jotkut rahoittajat haluavat nähdä hallituksen pöytäkirjoja. Hallituksen päätökset ovat päteviä ja ne pitää toimeenpanna, vaikka päätöksistä ei pöytäkirjaa olisikaan. Aatto suosittelee pöytäkirjojen tekemistä aina, kun hallitus päättää jostakin asiasta, riippumatta siitä, onko päätös tehty ilman kokousta tai kokouksessa.
Pienten yhdistysten yksinkertainen kirjanpito (YhdL 37 a §)
Yhdistys, jonka tulot, mukaan lukien avustukset ja muut sen kaltaiset tulot, ovat enintään 30 000 euroa/tilikausi, voi jatkossa tehdä tilinpitonsa perustuen pankin sähköisiin tiliote- ja tilitapahtumatietoihin ns. tuloslaskelmana. Yksinkertaiseen tilinpitoon voidaan siirtyä aikaisintaan 1.7.2023 jälkeen alkavalla tilikaudella. Yksinkertaiseen tilinpitoon ei voida siirtyä, jos yhdistys harjoittaa liiketoimintaa. Myös toiminnan rahoittajat saattavat vaatia kaksinkertaista kirjanpitoa.Yksinkertaiseen tilinpitoon voivat siirtyä myös yhdistykset, joiden perustamisesta on alle kaksi vuotta, eikä 30.000 euroa raja ylity seuraavalla tilikaudella
Yksinkertaiseen tilinpitoon siirtyminen vaatii sääntömuutoksen. Siihen voidaan siirtyä myös yhdistyksen kokouksen päätöksellä. Asiasta on mainittava kokouskutsussa ja päätös vaatii saman enemmistön, mikä vaaditaan yhdistyksen sääntömuutosta koskevassa pykälässä
Jos tilinpito on vähintään kuukausittain jäsenten nähtävänä, tilinpäätöstä ei tarvitse tehdä, Vaihtoehtoisen vuosilaskelman kaava vahvistetaan asetuksella kevään 2023 aikana.
Suositus! Kaksinkertaisen kirjanpidon tilinpäätöksestä, taseesta sekä tuloslaskelmasta näkyy selvemmin yhdistyksen varat ja velat sekä tulot ja menot kuin pelkästä tuloslaskelmasta. Lisäksi tuloslaskelmasta on selvemmin nähtävissä onko tehty toimintasuunnitelma ja sitä koskeva budjetti toteutunut. Aatto suosittelee kaksinkertaista kirjanpitoa kaikille yhdistyksille, joilla on paljon toimintaa sekä rahaliikennettä, vaikka liikevaihto tilikautena jäisikin alle 30.000 euron
Vahingonkorvausvelvollisuus (YhdL 39 §)
Vahingonkorvausvelvollisuus koskee kaikkia, jotka yhdistyksen sääntöjen perusteella hoitavat hallintoon kuuluvaa tehtävää. Jos toimijoita vastaan nostettu vahingonkorvauskanne perustuu muuhun kuin rangaistavaan tekoon, vahingonkorvauskanne on nostettava viimeistään viiden vuoden sisällä.
Yhdistyksen purkaminen ja loppuselvityskokous (YhdL 40)
Yhdistyksen purkautuessa, loppuselvityskokousta ei enää tarvitse järjestää mistään syystä. Selvitysmiesten on kuitenkin huolehdittava loppuselvityksen säilyttämisestä kirjanpitolain mukaisesti.
Jos tarvitset apua muutosten tulkinnassa tai sääntömuutosten tekemisessä, ota yhteyttä Aaton asiantuntijoihin. Autamme mielellämme kaikissa yhdistystoimintaan liittyvissä kysymyksissä
Matti Forsberg
Asiantuntija, Aatto Ry – Aatto Creative Oy
