Toiminnantarkastaja on välttämätön hyvä!

Aika pistää yhdistyksen edellinen vuosi nippuun ja päättää tilit toiminnantarkastusta varten. Kuristaako kurkkua? Aivan suotta!

Monessa yhdistyksessä koko tarkastus koetaan stressaavana, sillä sen perusajatus ei ole oikein selvillä. Toiminnantarkastajaa ei kannata kuitenkaan jännittää - tämä ei ole rangaistuksia jakava kirjanpitopoliisi vaan ennen kaikkea jäsenten edunvalvoja, joka huolehtii jäsenistön puolesta siitä, että yhdistys toimii kuten pitääkin.

Mitä toiminnantarkastaja tekee?

Vuosittaisessa toiminnantarkastuksessa arvioidaan yhdistyksen hallintoa sekä kirjanpidon asianmukaisuutta. Lyhyesti sanottuna sitä, toimiiko yhdistys perustehtävänsä mukaisesti hyvää kirjanpitotapaa ja yhdistyslakia noudattaen.

Päästäkseen käsitykseen yhdistyksen toiminnan laadusta ja hallinnon järjestämisestä, toiminnantarkastaja käy läpi yhdistyksen tilinpäätöksen ja kirjanpidon. Tarkastaja voi kiinnittää huomiota esimerkiksi jäsenten yhdenvertaiseen kohteluun tai johdon etuuksiin ja lähipiiriin liittyvään toimintaan.

Vuosittaisen tilinpäätöksen tarkastamisen ohella toiminnantarkastaja voi myös osallistua yhdistyksen hallituksen kokouksiin, tutustua niistä kirjoitettuihin pöytäkirjoihin sekä seurata yleisesti rahankäyttöä jo tarkastusvuoden aikana. Tällä tavoin hän voi auttaa yhdistystä korjaamaan mahdolliset epäkohdat heti.

Toiminnantarkastajan rooliin ei kuulu ilmiantaa tai saattaa yhdistystä vaikeuksiin, vaan tukea sitä toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla. Mikäli vastaan kuitenkin tulee ongelmia, toiminnantarkastajalla on käytössään neljä painoarvoltaan erilaista toimenpidettä:

• Mikäli todettu epäkohta ei ole erityisen vakava, toiminnantarkastaja voi huomauttaa aiheesta suullisesti.

• Jos asia vaatii hallitukselta korjaavia toimia viimeistään seuraavan tilikauden aikana, tarkastaja voi jättää aiheesta niin sanotun toiminnantarkastusmuistion.

• Vakavista ja välitöntä korjausta vaativista asioista toiminnantarkastaja tekee toiminnantarkastuspöytäkirjan, josta tulee tilinpäätöksen liite. Toiminnantarkastuspöytäkirjat eivät ole julkisia asiakirjoja.

• Toiminnantarkastajan viimeinen ja voimallisin keino puuttua yhdistyksen toimiin on moitittavan toiminnan kirjaaminen toiminnantarkastuskertomukseen. Se on aina julkinen asiakirja, joten maininnan tekeminen edellyttää jo hyvin vakavaa rikkomusta.

Yhdistyksen hallituksen velvollisuuksiin kuuluu aina auttaa toiminnantarkastajaa kaikin mahdollisin tavoin hänen työssään. Ennen toiminnantarkastuksen suorittamista koko hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen.

Aikaisemmin on ollut tapana, että toiminnantarkastaja on antamassaan tarkastuskertomuksessa joko puoltanut tai ollut puoltamatta tili- ja vastuuvapauden myöntämistä hallitukselle. Nykyään tällaista ohjetta ei enää juurikaan kirjata, vaan toiminnantarkastaja raportoi havaitsemistaan asioista ja lopullisen päätöksen asiasta tekee yhdistyksen kokous. Vastuuvapauden myöntämällä jäsenet luopuvat mahdollisuudesta nostaa yhdistyksen hallitusta vastaan moitekanteen.

Kuinka valita toiminnantarkastaja?

Vuoden 2010 lainmuutos eriytti toisistaan ammattimaiset tilintarkastajat sekä maallikkopohjalta toimivat toiminnantarkastajat. Nykyisin yhdistyslaki siis edellyttää, että jokaisella yhdistyksellä tulee olla toiminnantarkastaja, ellei sen taloudellinen toiminta ole siinä määrin merkittävää, että se edellyttää laillistettua, tarkastustutkinnon suorittanutta tilintarkastajaa.

Yleensä toiminnantarkastajan valitsee uudelle kaudelle yhdistyksen vuosikokous. Jäsenten velvollisuuksiin kuuluu etsiä ja asettaa ehdolle sopivaksi katsomansa toiminnantarkastaja, ja vuosikokouksen jäsenedustajien vastuulla on myös varmistaa, että ehdolla oleva henkilö on kykenevä tarkastamaan yhdistyksen hallinnon ja taloushallinnon siinä laajuudessa kuin sitä edellytetään.

Yhdistyksen vuosikokousta järjestettäessä kannattaa huomioida, että toiminnantarkastajan valintaan eivät voi osallistua ne hallituksen jäsenet, joiden toimia tämä tulee tarkastamaan. Sama koskee käytännössä myös sellaisia yhdistyksen jäseniä, jotka ovat vuosikokouksessa ehdolla hallitukseen.

Vastuullisen asemansa vuoksi toiminnantarkastajalla tulee olla laaja hallinnollinen ja taloudellinen osaaminen tehtäväänsä, eikä hänellä saa olla yhdistykseen sellaisia kytköksiä, jotka tekisivät toiminnantarkastajasta jäävin. Toiminnantarkastajana ei voi toimia alaikäinen tai konkurssissa oleva henkilö, eikä tarkastustoimisto.

Hyvä toiminnantarkastaja on painonsa arvoinen kultaa

Toiminnantarkastajalle hänen keskeinen roolinsa jäsenten etujen valvojana tuo mukanaan myös ison vastuun. Tämän tulee aina pyrkiä toimimaan yhdistyksen hyväksi - mikäli toiminnantarkastaja huomaa epäselvyyksiä, on hänen viipymättä otettava ne puheeksi yhdistyksen hallituksen kanssa ja pyrittävä neuvoillaan saattamaan asiat oikealle tolalle.

Aivan kuten yhdistyksen hallitus, myös toiminnantarkastaja on vahingonkorvausvelvollinen mikäli hän toimillaan tai laiminlyönnillään tulee aiheuttaneeksi yhdistykselle vahinkoa.

Tähän kiteytyy myös luottamustehtäviin liittyvä vastuu: Tekivätpä jäsenet yhdistyksen kokouksissa millaisia päätöksiä tahansa, vastuun tehdyistä ratkaisuista ja käytännön toimista kantavat aina hallitus tai toiminnantarkastaja - vaikka ne olisivat jäsenten vuosikokouksessa alun perin valtuuttamia.

Hyvän yhteistyön luomiseksi hallituksen ja toiminnantarkastajan kannattaa siis vaalia avointa ja luottamuksellista suhdetta. Toiminnantarkastaja voi hyvin toimia hallinnollisena ja taloudellisena neuvonantajana epäselvissä tapauksissa: Hallitus voi esimerkiksi jo etukäteen kysyä toiminnantarkastajalta, hyväksyisikö tämä hallituksen päätöksen tai rahankäytön perusteen.

Hommansa hyvin hoitava toiminnantarkastaja on yhdistykselle välttämätön hyvä - ei välttämätön paha.

Riitta Salin & Elina Koskipahta, Aatto Creative Oy - Aatto Ry